Finančná kontrola projektu

Program INTERREG IVC je realizovaný prostredníctvom princípu tzv. vedúceho partnera projektu. Vedúci partner projektu je právne a finančne zodpovedný RO a CO programu INTERREG IVC za implementáciu projektu na nadnárodnej úrovni. Vedúci partner projektu je povinný raz za šesť mesiacov zaslať STS Správu o dosiahnutom pokroku (Progress Report) vrátane Finančnej správy. Súčasťou Finančnej správy je aj tzv. Vyhlásenie o overení (príloha č. 1A). Po schválení Správy o pokroku CO poukazuje na osobitný účet vedúceho partnera projektu finančné prostriedky z ERDF, ktoré vedúci partner projektu zasiela na základe schváleného rozpočtu projektu zapojeným projektovým partnerom.

V súlade s článkom 16 nariadenia rady (ES) č. 1080/2006 musí každý členský štát vytvoriť systém kontroly, ktorý umožní overiť realizáciu spolufinancovaných výrobkov a služieb, korektnosť deklarovaných výdavkov na operácie alebo časti operácií realizovaných na jeho území a zhodu takých výdavkov a súvisiacich operácií alebo častí operácií s predpismi Spoločenstva, svojimi národnými predpismi, so Zmluvou o poskytnutí príspevku (Subsidy Contract), ktorá sa uzatvára medzi príslušným RO a vedúcim partnerom projektu a Zmluvou o partnerstve (Partnership Agreement), ktorá sa uzatvára medzi vedúcim partnerom projektu a projektovými partnermi. Úlohou systému finančnej kontroly na národnej úrovni je overiť, či CO môže refundovať časť projektových výdavkov, ktoré boli podložené potvrdenými faktúrami alebo účtovnými dokladmi s rovnocennou preukázateľnou hodnotou a či tieto výdavky boli uskutočnené v zhode s právnymi a finančnými ustanoveniami zakotvenými v Zmluve o poskytnutí príspevku, v Zmluve o partnerstve, v žiadosti, v programových dokumentoch programu INTERREG IVC a v EÚ a národných právnych predpisoch.

To znamená, že jednou zo základných podmienok pre čerpanie finančných prostriedkov zo ŠF EÚ je v rámci každého polročného kontrolovaného obdobia zabezpečiť efektívne vykonávanie finančnej kontroly na I. úrovni, tzn. kontroly zákonnosti a riadnosti finančných výdavkov slovenských projektových partnerov zapojených do nadnárodných projektov v rámci programu INTERREG IVC. V rámci SR funguje centralizovaný kontrolný systém, v ktorom finančnú kontrolu na I. úrovni (kontrolu zákonnosti a riadnosti výdavkov) zabezpečuje bezplatne[1] orgán verejnej správy, t.j. MH SR, sekcia podporných programov, odbor IBS.

Kontrolu finančných operácií projektov programu INTERREG IVC vykonáva

· na národnej úrovni:

MH SR – zodpovedné za vykonávanie finančnej kontroly na I. úrovni (kontrola zákonnosti a riadnosti výdavkov)

MH SR ako NO pre program INTERREG IVC zabezpečuje pri realizácii uvedeného programu na území SR plnenie časti funkcií prislúchajúcich RO (Conseil Regional Nord – Pas de Calais, Lille).

NO zabezpečuje a zodpovedá:

· za fungovanie riadiaceho a kontrolného systému - za tú časť audit trailu, ktorá sa uskutočňuje na území SR (príloha č. 2);

· za výkon kontroly fyzickej realizácie projektu uskutočnenej služby (vykoná odbor IBS MH SR);

· za osvedčenie výdavkov (vykoná odbor IBS MH SR).

Finančná kontrola na I. úrovni (kontrola zákonnosti a riadnosti výdavkov) zahŕňa predbežnú finančnú kontrolu (na programovej úrovni a na projektovej úrovni) podľa §9 zákona č. 502/2001 Z.z o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len zákon č. 502/2001 Z.z.) a priebežnú finančnú kontrolu podľa §10 citovaného zákona.

· na nadnárodnej úrovni:

Orgán auditu v spolupráci so Skupinou audítorov – zodpovedný za vykonávanie finančnej kontroly na II. úrovni (audit)

Členské štáty zapojené do čerpania prostriedkov programu INTERREG IVC sú povinné vykonať vzorkovú finančnú kontrolu celkových oprávnených výdavkov programu. Pre vykonávanie kontroly vzorky operácií programu INTERREG IVC členské štáty zriadili Skupinu audítorov pre organizovanie vzorkových kontrol.

Prvostupňová kontrola (zákonnosť a riadnosť výdavkov)

Zamestnanci vykonávajúci finančnú kontrolu na I. úrovni (kontrolu zákonnosti a riadnosti výdavkov) nie sú profesionálni kontrolóri, ale zamestnanci organizačného útvaru, v pôsobnosti ktorého je finančné riadenie a implementácia programu INTERREG IVC. Títo tzv. manažéri kontroly musia byť kvalifikovaní (znalosť ERDF, EÚ, národných a programových pravidiel, znalosť angličtiny) a nezávislí (nezávislí od projektových aktivít a finančného riadenia projektu), aby sa tak zaistil efektívny výkon prvostupňovej kontroly. Finančnú kontrolu na I. úrovni projektov (kontrolu zákonnosti a riadnosti výdavkov) programu INTERREG IVC zabezpečuje odbor IBS MH SR. Zamestnanci tohto odboru vykonávajú kontrolu celej operácie a overenie finančných výdavkov na základe § 9 zákona č. 502/2001 Z.z. Manažéri kontroly vykonávajú u slovenského projektového partnera kontrolu všetkých dokumentov, ktoré súvisia so schváleným projektom, ako aj vecnú kontrolu fyzickej realizácie projektu.

Úlohou manažérov kontroly je verifikovať, že:

· vykázané výdavky na projekt sa reálne vynaložili a náklady sú oprávnené, tzn. predložené výdavky boli realizované v súlade s príslušnými predpismi Spoločenstva a všeobecne záväznými právnymi predpismi SR;

· podmienky programu, schválenej žiadosti, Zmluvy o poskytnutí príspevku a Zmluvy o partnerstve boli dodržané;

· faktúry, všetky účtovné doklady a doklady rovnocennej dôkaznej hodnoty v originálnom vyhotovení a platby sú riadne zaznamenané a dostatočne zdôvodnené;

· činnosti a práce boli skutočne vykonané a subkontrahované dodávky a služby boli doručené alebo vykonané;

· komunitárne pravidlá boli dodržané predovšetkým v súvislosti s informovaním a publicitou, verejným obstarávaním, rovnosťou príležitostí a ochranou životného prostredia.

Okrem uvedeného kontrolór vedúceho partnera musí skontrolovať a potvrdiť, že:

· vykazované výdavky celého partnerstva sú správne z účtovného hľadiska, oprávnené, skutočne zaplatené, týkajú sa výlučne projektových aktivít a korešpondujú so stavom opísaným v Správe o pokroku;

· údaje a vyčíslenie v Správe o pokroku celého partnerstva vychádzajúcej zo správ jednotlivých partnerov sú správne;

· všetky vstupy partnerov do Správy o pokroku boli potvrdené nezávislým kontrolórom, pričom boli dodržané špecifické národné kontrolné požiadavky.

Hodnotenie výdavkov ostatných projektových partnerov zakladá kontrolór vedúceho partnera na vstupoch poskytnutých projektovými partnermi. To znamená, že kontrolór vedúceho partnera overí, či boli certifikáty kontroly jednotlivých projektových partnerov podpísané ich kontrolórmi v súlade so špecifickými národnými kontrolnými požiadavkami.

Na základe vykonanej kontroly fyzickej realizácie projektu manažéri kontroly vypracujú správu z kontroly, kontrolný zoznam a potvrdenie oprávnenosti výdavkov, tzv. Vyhlásenie o overení finančných výdavkov vynaložených na realizáciu projektu, ktoré majú byť refundované z ERDF.

Finančná kontrola na I. úrovni (kontrola zákonnosti a riadnosti výdavkov) sa vykonáva ako predbežná finančná kontrola (ex-ante) na programovej úrovni a na projektovej úrovni a ako priebežná finančná kontrola (on-going). Predbežnú finančnú kontrolu nesmú vykonávať orgány následnej finančnej kontroly.

Predbežná finančná kontrola

Pri vykonávaní predbežnej finančnej kontroly (podľa §9 zákona č. 502/2001 Z. z.) sa overujú všetky pripravované finančné operácie pred vykonaním platby, súlad s medzinárodnými zmluvami, schváleným rozpočtom, uzatvorenými zmluvami a súlad so všeobecne záväznými právnymi predpismi. Predbežná finančná kontrola je 100%-ná kontrola, pri ktorej sa overujú všetky finančné operácie, tzn. všetky účtovné doklady a doklady rovnocennej dôkaznej hodnoty v originálnom vyhotovení pred ich refundáciou z ERDF.

Predbežná finančná kontrola sa vykonáva pred vznikom záväzku a pred platbou ako:

• predbežná kontrola vykonávaná na programovej úrovni, t.j. predbežná finančná kontrola finančných operácií vykonávaných NO príslušného programu INTERREG IVC vo vzťahu k RO a EK. V rámci tejto kontroly sa overujú pripravované finančné operácie do momentu ich realizácie. Ide o súlad s legislatívou EÚ, legislatívou SR, medzinárodnými zmluvami, programovými dokumentmi a programovými doplnkami v ich aktuálnom znení a s rozpočtom;

· predbežná kontrola vykonávaná na projektovej úrovni, t.j. kontrola fyzickej realizácie projektov programov štrukturálnych fondov EÚ (ako administratívna kontrola a kontrola na mieste – technická, účtovná) pred poukázaním platby slovenskému projektovému partnerovi. Túto kontrolu vykonáva NO. Cieľom kontroly fyzickej realizácie projektu je overenie oprávnenosti výdavkov a skutočného dodania výrobkov, služieb a prác podľa kritérií stanovených v legislatíve EÚ a v národnej legislatíve.

Kontrola fyzickej realizácie projektu

Kontrola fyzickej realizácie projektu je vykonávaná na úrovni slovenského projektového partnera a NO a pozostáva z kontroly písomnej dokumentácie (ďalej len „administratívna kontrola“) a kontroly finančnej operácie na mieste.

Slovenský projektový partner je povinný pred vykonaním úhrady faktúry alebo iného účtovného dokladu dodávateľovi vykonať vecnú a formálnu kontrolu každej faktúry a iných relevantných účtovných dokladov rovnocennej dôkaznej hodnoty, tzn. vykonať predbežnú finančnú kontrolu pripravovanej finančnej operácie v súlade s §6 ods. 1 zákona 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a v zmysle ustanovenia §19 ods. 3 zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a ustanovenia §8 zákona 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.

NO, ktorý reprezentuje odbor interregionálnej a bilaterálnej spolupráce, je povinný vykonať kontrolu fyzickej realizácie projektu každej finančnej operácie vykonanej slovenským projektovým partnerom a overiť oprávnenosť jednotlivých výdavkov každého slovenského projektového partnera zapojeného do projektu. Ide o 100 % kontrolu, t. j. overujú sa všetky prijaté faktúry alebo účtovné doklady rovnocennej dôkaznej hodnoty v originálnom vyhotovení a všetky aktivity a služby s nimi spojené.

Manažéri kontroly vykonávajúci finančnú kontrolu operácií na základe §9 zákona 502/2001 Z. z., ako aj na základe písomného poverenia na výkon kontroly, sú oboznámení s pravidlami nariadenia Rady (ES) č. 1083/2006, nariadenia Komisie (ES) č. 1828/2006, nariadenia Rady (ES) č. 1080/2006, ako aj s národnou legislatívou. Sú oprávnení vykonať u slovenského projektového partnera kontrolu všetkých dokumentov, ktoré súvisia so schváleným projektom, ako aj vecnú kontrolu realizácie projektu. V zmysle Programového manuálu lehota uloženia dokumentácie projektu financovaného zo ŠF EÚ je minimálne 5 rokov po ukončení programu, tzn. do konca roku 2020. Počas trvania realizácie schváleného projektu a minimálne 5 rokov po skončení programu, resp. 3 roky po záverečnej platbe EK programu INTERREG IVC sú preto manažéri kontroly oprávnení požadovať dokumentáciu súvisiacu s projektom. Slovenský projektový partner je povinný počas uvedeného obdobia umožniť manažérom kontroly prístup k predmetu kontroly.

Cieľom kontroly fyzickej realizácie projektu je overenie oprávnenosti výdavkov a skutočného dodania tovarov, služieb a prác podľa kritérií stanovených v národnej legislatíve a v pravidlách ES. Ak sú v národnej legislatíve stanovené prísnejšie kritériá pre poskytovanie finančných prostriedkov pomoci, než v legislatíve ES, použijú sa prísnejšie kritériá.

Kontrola fyzickej realizácie projektu môže prebiehať v dvoch formách – vo forme administratívnej kontroly alebo kontroly na mieste. Administratívna kontrola je tzv. 100%-ná dokladová kontrola, pri ktorej sa overuje každá finančná operácia pred poukázaním platby slovenskému projektovému partnerovi, t.j. overujú sa všetky prijaté faktúry, účtovné doklady a doklady rovnocennej preukázateľnej hodnoty. Kontrola na mieste v rámci programu INTERREG IVC sa chápe obdobne ako administratívna kontrola, s tým rozdielom, že 100%-ná dokladová kontrola je vykonaná v sídle slovenského projektového partnera, kde je možné overiť si vzniknuté pochybnosti priamo na mieste. Kontrola na mieste musí byť uskutočnená minimálne raz počas realizácie projektu. Vykonávajú ju tí zamestnanci, ktorí vykonávajú administratívnu kontrolu.

Pri výkone administratívnej kontroly ako aj kontroly na mieste sa uplatňuje pravidlo štyroch očí.

A. Kontrola finančnej operácie na mieste

Cieľom kontroly finančnej operácie na mieste je, rovnako ako v prípade administratívnej kontroly, overiť všetky predložené dokumenty súvisiace s implementáciou projektu. Súčasne sa priamo v sídle slovenského projektového partnera, resp. na mieste realizácie projektu overuje, či tovary, služby a práce deklarované vo faktúrach, ktoré predložil slovenský projektový partner na preplatenie, ako aj projektové aktivity boli reálne (skutočne) dodané, poskytnuté alebo vykonané.

Predmetom kontroly na mieste môžu byť všetky skutočnosti súvisiace s realizáciou projektu, pričom overiť sa môžu aj finančné operácie, resp. výdavky, ktoré boli projektovému partnerovi schválené v rámci predchádzajúcich kontrolných období.

Podľa Nariadenia (ES) č. 1828/2006 čl. 13 (2), upraveného Nariadením (ES) č. 846/2009, je vykonávanie kontrol na mieste povinné. Kontrola na mieste sa vykonáva na základe rozhodnutia Národného orgánu výberovým spôsobom, a to najmä v nasledovných prípadoch:

§ v prípadoch zakladajúcich pochybnosti o údajoch uvedených v predložených dokumentoch, resp. v prípadoch, keď administratívna kontrola nie je postačujúca (neboli predložené dostatočné podklady na posúdenie oprávnenosti výdavkov),

§ v prípade zistenia závažných skutočností ohrozujúcich realizáciu alebo financovanie projektu,

§ v prípade nedostatočného fyzického a finančného pokroku v implementácii projektu, resp. iných nedostatkov,

§ na základe podnetu na kontrolu na mieste od tretích subjektov,

§ počas realizácie aktivít projektu (napr. školení, seminárov), keďže pri týchto typoch aktivít spravidla neexistuje žiadny fyzický výstup po ukončení ich realizácie,

§ na základe vzorky vybranej NO pre program INTERREG IVC, resp. na základe vykonanej analýzy rizík jednotlivých projektov.

Kontrolu na mieste vykonajú oprávnení zamestnanci minimálne jedenkrát v priebehu implementácie projektu.

Predmetom výkonu kontroly na mieste je:

a) kontrola účtovných dokladov a ich archivácie – kontrola účtovných dokladov po formálnej, obsahovej, vecnej a finančnej stránke, pričom deklarované výdavky sú kontrolované na základe podkladov originálnej dokumentácie;

b) overenie realizácie platby – na základe účtovných dokladov a podpornej dokumentácie;

c) overenie skutočného dodania tovarov, vykonania prác alebo poskytnutia služieb deklarovaných na faktúrach a iných relevantných účtovných dokladoch, ktoré predložil projektový partner – ak účtovný doklad obsahuje platbu za dodanie spočítateľných výrobkov (napr. počítače, nábytok), overenie dodávok a majetku sa vykoná na základe výrobného, príp. inventarizačného čísla a spočítaním; ak účtovný doklad obsahuje platbu za dodanie nespočítateľných položiek (napr. betónová zmes, zemné práce), služieb a prác, tieto sa overujú tak vizuálne, či sú súčasťou predmetu projektu, ako aj na základe podpornej dokumentácie;

d) overenie súladu realizácie projektu s harmonogramom prác, finančným plánom projektu a pod.;

e) overenie oprávnenosti statusu slovenského projektového partnera;

f) overenie, či slovenský projektový partner predkladá prostredníctvom monitorovacích správ (Správ o priebehu realizácie projektu) správne informácie ohľadom fyzického pokroku realizácie projektu;

g) kontrola zaúčtovania - overenie, či sú v účtovnom systéme SPP zaúčtované všetky skutočnosti, ktoré sa týkajú projektu a sú predmetom účtovníctva podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov s dôrazom na skutočnosť, že oprávnený výdavok musí byť správne zaevidovaný v účtovných knihách (v analytickej evidencii, resp. na analytických účtoch pre projekt);

h) overenie prípadných príjmov z realizovaného projektu;

i) overenie dodržiavania pravidiel konkurencie, štátnej pomoci, verejného obstarávania, informovania a publicity, ochrany životného prostredia a rovnosti príležitostí;

j) overenie odstránenia nedostatkov a plnenia prijatých opatrení identifikovaných kontrolnými orgánmi;

k) neprekrývanie sa nárokovaných výdavkov vo väzbe na výdavky SPP v rámci programu INTERREG IVC, iných OP, programov ES, vnútroštátnych programov a v iných programových obdobiach.

l) súlad operácie s kritériami oprávnenosti - súlad sa týka predmetu, času a umiestnenia podľa ustanovení Zmluvy o poskytnutí príspevku (Subsidy Contract) resp. Zmluvy o partnerstve (Partnership Agreement) a uvedené dohody musia byť v súlade s legislatívou EÚ najmä s:

- nariadením rady (ES) č. 1083/2006;

- nariadením rady (ES) č. 1080/2006;

- nariadením komisie (ES) č. 1828/2006;

- operačným program INTERREG IVC;

- interným manuálom (národné riadenie programu INTERREG IVC);

- programovým manuálom;

- ako aj národnou legislatívou.

Kontrola na mieste sa zameriava predovšetkým na projekty, v rámci ktorých sú realizované:

- služby nemateriálového charakteru – týka sa kontroly štúdií, správ, prezentačných brožúrok, novinových článkov o udalosti, prezenčných listín účastníkov kurzu, výkazov o predmete a rozsahu uskutočnených vzdelávacích akcií a iných podujatí a iných publikovaných materiálov dokumentujúcich realizáciu aktivít;

- investície materiálového charakteru – vykoná sa kontrola na mieste realizácie investície, kde sa fyzicky kontroluje dodanie tovaru, prác a služieb (v prípade, že nie je možné vykonať kontrolu na mieste, je potrebné predložiť fotografie alebo iný audiovizuálny materiál dokumentujúci realizáciu projektu).

Kontrolu na mieste vykonajú manažéri kontroly NO pre program INTERREG IVC. Na základe vykonanej kontroly na mieste odbor interregionálnej a bilaterálnej spolupráce vypracuje Správu o výsledku kontroly finančnej operácie na mieste, ktorá obsahuje:

a) označenie projektu, LP, kontrolovaného projektového partnera, dĺžky trvania projektu a kontrolovaného obdobia;

b) dátum začiatku kontroly a ukončenia (vyhotovenia správy) a miesto výkonu kontroly;

c) označenie orgánu, ktorý vykonal kontrolu a mená, podpisy a pečiatku manažérov kontroly vykonávajúcich kontrolu, meno a podpis riaditeľa odboru interregionálnej a bilaterálnej spolupráce a meno, podpis a pečiatka kontaktnej osoby a štatutárneho zástupcu kontrolovaného projektového partnera vrátane vyjadrenia k výsledkom kontroly;

d) objem overených finančných prostriedkov (aj %-ny podiel vo vzťahu k žiadaným výdavkom). V prípade, že nebolo skontrolovaných 100% výdavkov, uvedie sa tiež popis použitej metodológie na výber vzorky overených finančných prostriedkov;

e) informácie týkajúce sa kontrol na mieste (počet kontrol, objem overených výdavkov a objem uznaných výdavkov);

f) zoznam dodaných výrobkov a uskutočnených služieb, rozsah vykonaných prác, zoznam všetkých účtovných dokladov a dokladov rovnocennej dôkaznej hodnoty v originálnom vyhotovení (prílohy vo forme Zoznamu dokladov a Finančnej správy, alebo obdobných tlačív);

g) sumu požadovanú kontrolovaným projektovým partnerom, potvrdenú sumu oprávnených výdavkov;

h) predmet, závery a zistenia z kontroly na mieste (príp. identifikované neoprávnené výdavky, nezrovnalosti), návrhy opatrení na nápravu zistených nedostatkov a odstránenie príčin ich vzniku a lehoty, v ktorých je SPP povinný prijať opatrenia a informovať NO o odstráneniach.

Správu o výsledku kontroly finančnej operácie na mieste podpíšu manažéri kontroly, ktorí vykonali kontrolu na mieste, riaditeľ odboru interregionálnej a bilaterálnej spolupráce, kontaktná osoba zodpovedná za projekt a jej štatutárny zástupca.

Pri vykonávaní kontroly účtovných dokladov finančnej operácie na mieste sú manažéri kontroly povinní vyplniť Kontrolný zoznam pre projekty programu INTERREG IVC, ktorý sa stáva súčasťou Správy o výsledku kontroly a spolu s predmetnou správou je zasielaný kontrolovanému projektovému partnerovi.

Na základe schválenej a podpísanej Správy o výsledku kontroly finančnej operácie na mieste manažéri kontroly vystavia Vyhlásenie o overení.

Na záver kontroly účtovných dokladov finančnej operácie na mieste bude vykonaná kontrola zaevidovaná v Registračnej knihe kontrol.

B. Administratívna kontrola - kontrola písomnej dokumentácie

Administratívna kontrola je 100%-ná dokladová kontrola, pri ktorej sa overuje oprávnenosť a reálnosť každej finančnej operácie pred úhradou nárokovaných výdavkov slovenskému projektovému partnerovi, t.j. overuje sa formálna a vecná správnosť všetkých predložených faktúr, účtovných dokladov a dokladov rovnocennej preukázateľnej hodnoty v originálnom vyhotovení.

Pri administratívnej kontrole týkajúcej sa finančných operácií sa overuje:

a) súlad operácie s kritériami oprávnenosti - súlad sa týka predmetu (príslušných výdavkov a aktivít projektu), času a umiestnenia podľa ustanovení Zmluvy o poskytnutí príspevku (Subsidy Contract) resp. Zmluvy o partnerstve (Partnership Agreement) a uvedené dohody musia byť v súlade s národnou legislatívou a s legislatívou EÚ najmä s:

- nariadením rady (ES) č. 1083/2006;

- nariadením rady (ES) č. 1080/2006;

- nariadením komisie (ES) č. 1828/2006;

- operačným program INTERREG IVC;

- interným manuálom (národné riadenie programu INTERREG IVC);

- programovým manuálom;

b) súlad s osobitnými národnými a európskymi podmienkami pre spolufinancovanie z prostriedkov príslušného nástroja pomoci EÚ (ERDF), týkajúcimi sa najmä pravidiel konkurencie, informovania a publicity, verejného obstarávania, štátnej pomoci, ochrany životného prostredia a rovností príležitostí pri štrukturálnych fondoch;

c) kontrola súladu výdavkov so Zmluvou o poskytnutí príspevku - kontroluje sa súlad výdavkov s údajmi uvedenými v Zmluve o poskytnutí príspevku a Partnerskej zmluve uzatvorenej medzi Vedúcim partnerom projektu a slovenským projektovým partnerom;

d) oprávnenosť statusu slovenského projektového partnera;

e) kontrola účtovných dokladov – kontrola účtovných dokladov po formálnej, obsahovej, vecnej a finančnej stránke, pričom deklarované výdavky sú kontrolované na základe podkladov originálnej dokumentácie; kontroluje sa matematická správnosť číselných údajov na dokladoch súvisiacich s dodanými tovarmi, vykonanými prácami alebo poskytnutými službami; súčtov jednotlivých položiek uvedených na faktúre alebo inom preukázateľnom účtovnom doklade rovnocennej dôkaznej hodnoty a v súhrnných účtovných dokladoch (vo vzťahu k ustanoveniu §2 ods. 1 písm. d) zákona, podľa ktorého sa finančnou kontrolou overuje okrem iného na účely finančného riadenia dostupnosť, správnosť a úplnosť informácií o vykonávaných finančných operáciách a v nadväznosti na ustanovenie §8 ods. 2 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov);

f) kontrola zaúčtovania - overenie, či sú v účtovnom systéme SPP zaúčtované všetky skutočnosti, ktoré sa týkajú projektu a sú predmetom účtovníctva podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov s dôrazom na skutočnosť, že oprávnený výdavok musí byť správne zaevidovaný v účtovných knihách;

g) overenie reálnosti výdavkov, tzn. realizácie platby – na základe účtovných dokladov a podpornej dokumentácie sa skontroluje, či uhradená suma uvedená v príslušných účtovných dokladoch (pokladničné bloky, faktúry a iné) je v súlade so sumou uvedenou na príslušnom doklade o úhrade (napr. na bankovom výpise);

h) služby nemateriálového charakteru – týka sa kontroly štúdií, správ, prezentačných brožúrok, novinových článkov o udalosti, prezenčných listín účastníkov kurzu, výkazov o predmete a rozsahu uskutočnených vzdelávacích akcií a iných podujatí;

i) investície materiálového charakteru – v prípade, že nie je možné vykonať kontrolu na mieste, je potrebné predložiť fotografie alebo iný audiovizuálny materiál dokumentujúci realizáciu projektu;

j) overenie súladu realizácie projektu s harmonogramom prác, finančným plánom projektu a pod.;

k) overenie prípadných príjmov z realizovaného projektu;

l) prijatie opatrení SPP na odstránenie nedostatkov zistených pri kontrole;

m) neprekrývanie sa nárokovaných výdavkov vo väzbe na výdavky SPP v rámci programu INTERREG IVC, iných OP, programov ES, vnútroštátnych programov a v iných programových obdobiach.

Na základe vykonanej administratívnej kontroly manažéri kontroly vypracujú Správu o výsledku administratívnej kontroly účtovných dokladov finančnej operácie, ktorá obsahuje:

a) označenie projektu, LP, kontrolovaného projektového partnera, dĺžky trvania projektu a kontrolovaného obdobia;

b) dátum vykonania kontroly a vyhotovenia správy a miesto výkonu kontroly (MH SR);

c) označenie orgánu, ktorý vykonal kontrolu a mená, podpisy a pečiatku manažérov kontroly vykonávajúcich kontrolu, meno a podpis riaditeľa odboru interregionálnej a bilaterálnej spolupráce a meno, podpis a pečiatka kontaktnej osoby a štatutárneho zástupcu kontrolovaného projektového partnera vrátane vyjadrenia k výsledkom kontroly;

d) objem overených finančných prostriedkov (aj %-ny podiel vo vzťahu k žiadaným výdavkom). V prípade, že nebolo skontrolovaných 100% výdavkov, uvedie sa tiež popis použitej metodológie na výber vzorky overených finančných prostriedkov;

e) informácie týkajúce sa kontrol na mieste (počet kontrol, objem overených výdavkov a objem uznaných výdavkov);

f) zoznam dodaných tovarov a uskutočnených služieb, rozsah vykonaných prác, zoznam všetkých účtovných dokladov a dokladov rovnocennej dôkaznej hodnoty v originálnom vyhotovení (prílohy vo forme Zoznamu dokladov a Finančnej správy alebo obdobných tlačív);

g) sumu požadovanú kontrolovaným projektovým partnerom, potvrdenú sumu oprávnených výdavkov;

h) predmet, závery a zistenia z kontroly (príp. identifikované neoprávnené výdavky, nezrovnalosti), návrhy opatrení na nápravu zistených nedostatkov a odstránenie príčin ich vzniku a lehoty, v ktorých je SPP povinný prijať opatrenia a informovať NO o splnení opatrení.

Správu o vykonaní administratívnej kontroly účtovných dokladov finančnej operácie podpíšu manažéri kontroly, ktorí vykonali administratívnu kontrolu, riaditeľ odboru IBS a kontaktná osoba zodpovedná za projekt a jej štatutárny zástupca.

Pri vykonávaní administratívnej kontroly účtovných dokladov finančnej operácie sú manažéri kontroly povinní vyplniť Kontrolný zoznam pre projekty programu INTERREG IVC, ktorý sa stáva súčasťou Správy o výsledku administratívnej kontroly a spolu s predmetnou správou je zasielaný kontrolovanému projektovému partnerovi.

Na základe schválenej a podpísanej správy manažéri kontroly vystavia Vyhlásenie o overení.

Na záver administratívnej kontroly bude vykonaná kontrola zaevidovaná v Registračnej knihe kontrol.

Priebežná finančná kontrola

Priebežná finančná kontrola (podľa §10 zákona č. 502/2001 Z. z.).

Vykonávaním priebežnej finančnej kontroly sa zabezpečuje zvýšenie účinnosti predbežnej finančnej kontroly. Priebežnou finančnou kontrolou sa overuje súlad vybranej pripravovanej finančnej operácie s medzinárodnými zmluvami, osobitnými predpismi, uzatvorenými zmluvami a súlad so všeobecne záväznými právnymi predpismi. Priebežnú finančnú kontrolu vykonáva zamestnanec organizačného útvaru, s činnosťou ktorého kontrolovaná finančná operácia súvisí (spravidla riaditeľ odboru interregionálnej a bilaterálnej spolupráce), nie však zamestnanec, ktorý vykonáva predbežnú finančnú kontrolu.

Priebežnou finančnou kontrolou sa overuje finančná operácia vybraná vedúcim zamestnancom pred jej uskutočnením. Zákon neustanovuje povinnosť vykonávať priebežnú finančnú kontrolu každej operácie, ale v prípade jej vykonania je potrebné dodržať ustanovenia §10 zákona č. 502/2001 Z. z. v znení neskorších predpisov.

Postup pri vykonávaní prvostupňovej kontroly

Schéma postupu (audit trail) pri vykonávaní kontroly fyzickej realizácie projektu u slovenských projektových partnerov zapojených do jednotlivých operácií v rámci programu INTERREG IVC je znázornená v prílohe č. 20.

A. Plánovanie a príprava kontroly

Vyhlásenie o overení (príloha č. 1B), výstup kontroly fyzickej realizácie projektu, zasiela slovenský projektový partner vedúcemu partnerovi projektu, ktorý ho spolu s certifikátmi ostatných projektových partnerov zapracuje do spoločnej Finančnej správy (jej súčasťou je spoločné Vyhlásenie o overení – príloha č. 1A). Vedúci partner následne Finančnú správu spolu so Správou o pokroku predkladá STS/Riadiacemu orgánu. Termíny pre odovzdanie Správy o dosiahnutom pokroku spolu s Finančnou správou Spoločnému technickému sekretariátu sú vždy uvedené v Zmluve o poskytnutí príspevku (Subsidy Contract) a viažu sa na polročné obdobie. Od uvedených termínov sa odvíja aj plán finančných kontrol tak, aby sa jednotlivé kontroly vykonali v termíne, ktorý umožňuje včasné predloženie Správy o pokroku a Vyhlásenia o overení. Zostavenie plánu kontrol vychádza aj z vykonanej analýzy rizík jednotlivých projektov

Finančná kontrola projektov v rámci programu INTERREG IVC sa uskutočňuje na základe vopred stanoveného harmonogramu predkladania Správy o pokroku, ktorý sa viaže na polročné obdobia. Vedúci partner projektu musí byť schopný vykázať všetky výdavky projektu v priebehu 3 mesiacov od ukončenia kontrolovaného obdobia, tzn. musí na Spoločný technický sekretariát predložiť Správu o pokroku spolu s Finančnou správou každý polrok najneskôr do 1.apríla / 1.októbra daného roku. Výkon prvostupňovej kontroly jednotlivých projektových partnerov sa musí týmto termínom prispôsobiť.[2] Každá operácia musí byť podrobená kontrole v každom vykazovanom období. Lehoty súvisiace s výkonom finančnej kontroly na I. úrovni (kontroly zákonnosti a riadnosti výdavkov) sú upravené v prílohe č. 8.

Slovenský projektový partner je povinný bezprostredne oznámiť odboru interregionálnej a bilaterálnej spolupráce (príslušným manažérom kontroly) uplynutie kontrolovaného 6-mesačného obdobia v závislosti od termínov vyplývajúcich z uzatvorených zmlúv (Subsidy Contract, Partnership Agreement), oznámiť konečný termín predloženia certifikátu oprávnených výdavkov (Vyhlásenia o overení) svojmu vedúcemu partnerovi a navrhnúť termín kontroly svojich výdavkov. Súčasne je slovenský projektový partner povinný skompletizovať a zosumarizovať všetku dokumentáciu nevyhnutnú pre výkon kontroly a certifikáciu výdavkov. V nadväznosti na navrhnuté termíny vypracuje MH SR indikatívny plán kontrol pre dané kontrolné obdobie a u projektového partnera bude v stanovený deň vykonaná kontrola jeho výdavkov.

B. Povinnosti slovenského projektového partnera

V prípade programu INTERREG IVC je konečným prijímateľom pomoci v súlade s ustanoveniami operačného programu vedúci partner projektu, na území Slovenskej republiky slovenský projektový partner.

Na záver kontrolovaného obdobia pripraví slovenský projektový partner ako kontrolovaný subjekt súhrnný zoznam všetkých súvisiacich dokumentov, so stručnou charakteristikou operácie a zdôvodnením prípadných omeškaní alebo ťažkostí, ktoré nastali počas realizácie projektu v sledovanom období.

Účtovné doklady

Kontrolovaný subjekt je povinný pripraviť a najneskôr v deň výkonu kontroly predložiť kompletnú projektovú dokumentáciu týkajúcu sa predmetného kontrolovaného 6-mesačného obdobia. Ide predovšetkým o nasledovné dokumenty v slovenskom alebo anglickom jazyku:

· schválenú žiadosť o projekt (Application Form) vrátane akýchkoľvek zmien súvisiacich s implementáciu projektu;

· Vyhlásenie o spolufinancovaní (Co-financing Statement);

· Zmluvu o poskytnutí príspevku (Subsidy Contract);

· Zmluva o partnerstve (Partnership Agreement);

· Aktuálny rozpočet slovenského projektového partnera, vrátane informácie o výške finančných prostriedkov v jednotlivých rozpočtových položkách a komponentoch;

· Čestné vyhlásenie potvrdzujúce status oprávnenosti subjektu (verejný orgán, orgán spadajúci pod verejné právo) podpísané štatutárnym zástupcom, vrátane požadovaných dokumentov (stanovy, zriaďovateľská listina, štatút a pod.);

· Čestné vyhlásenie o tom, či je / nie je subjekt platcom DPH podpísané štatutárnym zástupcom;

· Čestné vyhlásenie o tom, že subjekt nepožiadal o financovanie daného projektu z iných zdrojov štrukturálnych fondov, resp. štátneho rozpočtu, podpísané štatutárnym zástupcom;

· Čestné vyhlásenie o účte používanom na finančné transakcie v rámci projektu, podpísané štatutárnym zástupcom;

· Čestné vyhlásenie o tom, že projekt nevygeneroval žiadne príjmy;

· Čestné vyhlásenie o zaúčtovaní účtovných dokladov a o spôsobe vedenia výdavkov projektu v účtovníctve[3];

· stručná charakteristika operácie a popis už uskutočnených aktivít v rámci projektu za sledované obdobie so zdôvodnením prípadných omeškaní alebo ťažkostí – Správa o priebehu projektu za sledované obdobie (príloha č. 9), resp. obdobný dokument obsahujúci všetky požadované informácie, v prípade LP aj Správa o pokroku;

· v prípade LP - potvrdenia kontrolórov projektových partnerov (spolu s kópiami kontrolných zoznamov a správ z kontroly), tiež schvaľovacie certifikáty v prípade decentralizovaného systému prvostupňovej kontroly;

· vyplnený Zoznam predložených dokumentov (aj v elektronickej podobe) (príloha č. 10), resp. obdobný dokument obsahujúci všetky požadované informácie;

· vyplnené tabuľky Finančnej správy projektového partnera – zoznam partnerom uplatnených výdavkov, ktoré vznikli v danom kontrolovanom období[4], rozpočet na obdobie a celkový rozpočet (aj v elektronickej podobe) (príloha č. 11), resp. obdobný dokument obsahujúci všetky požadované informácie;

· originály a kópie faktúr alebo účtovných dokladov rovnocennej dôkaznej hodnoty (napr. výplatných pások zamestnancov), pokladničných dokladov a výpisy z bankových účtov potvrdzujúce platby (doklad o zaplatení faktúr) a príjem a prevod fondov EÚ, súvisiace s projektom podľa jednotlivých mesiacov;

· ostatné dokumenty súvisiace s priebehom projektu podľa tabuľky „Náležitosti dokladovania pri vyúčtovaní“ (príloha č. 12) ako:

• technický popis o vykonaní operácie (služby);
• upresňujúce detaily faktúr s odvolávkami na číslo účtovného záznamu a dátum platby,
• ak boli poskytnuté príspevky použité na nábor zamestnancov – predloženie mzdového listu, zdokumentovanie vykonaných prác, výpočet hodinových sadzieb, informácia o skutočných odpracovaných hodinách, pracovné zmluvy, výplatné doklady a časové záznamy personálu pracujúceho na projekte;
• doklady o úhrade dane a odvodov potvrdzujúce, že SPP nemá daňové nedoplatky a nie je dlžníkom na sociálne a zdravotné poistenie;
• ak operácie (služby) obsahujú príjmy - výpis fakturovaných príjmov s odvolávkami na čísla účtovných zápisov a predloženie účtovníctva;
• predloženie súboru všetkých príslušných dokladov týkajúcich sa verejného obstarávania: oznámenia o verejnom obstarávaní, objem prác – súpis faktúr pre konkrétne obstarávanie, súbor podkladov, ponuky, objednávky, zmluvy, dodatky k zmluvám, objednávky služieb, popis zvláštnych technických požiadaviek;
• doklady o vykonaných auditoch;
• doklady o priebehu verejnej súťaže;
• doklady o uzatvorení všetkých zmlúv s externými expertmi a/alebo poskytovateľmi služieb;
• kalkulácia administratívnych nákladov, doklady a záznamy o nákladoch zahrnutých v réžii;
• podrobnosti týkajúce sa kalkulačnej metódy používanej pri zdieľaných nákladoch;
• dokumenty súvisiace informovaním a publicitou;
• dôkazy o doručení služieb a tovarov: štúdie, brožúry, noviny, zápisnice zo zasadnutí, preložené listy, zoznamy účastníkov, cestovné lístky, atď.;
• zoznam majetku, fyzická dostupnosť vybavenia zakúpeného v súvislosti s projektom;
• doklad o certifikácii výdavkov;
• oznámenie o prijatí finančných prostriedkov z EÚ na účet (523/2004 Z.z., §20, ods.9);
• ostatné dokumenty podľa požiadaviek Národného orgánu.

Slovenský projektový partner, resp. vedúci partner je povinný informovať NO a kontrolórov o každej zmene týkajúcej sa implementácie projektu. V prípade úprav projektovej žiadosti, Zmluvy o poskytnutí príspevku, Zmluvy o partnerstve a pod. sa musí vedúci partner a partneri uistiť, že ich prvostupňoví kontrolóri majú k dispozícii najnovšiu platnú verzi upravených dokumentov.

Slovenský projektový partner predkladá všetky rovnopisy originálov faktúr, účtovných dokladov rovnocennej dôkaznej hodnoty a ostatnej potrebnej dokumentácie. V prípade, že povaha účtovného dokladu neumožňuje vyhotoviť viac rovnopisov originálov (napr. pokladničný blok) SPP predkladá ním overenú kópiu potvrdenú pečiatkou a podpisom štatutárneho orgánu SPP[5] spolu s originálmi. Manažéri kontroly označia každý originálny doklad svojím podpisom a pečiatkou označujúcou, že doklad bol overený. Opečiatkované originály sa vrátia projektovému partnerovi a na ďalší výkon kontroly sú použité kópie.

Vyššie uvedený zoznam poskytuje prehľad o dokumentoch, ktoré by mali byť prístupné pre finančnú kontrolu a na účely auditu a zachované najmenej po dobu troch rokov po platbe konečného zostatku Európskej komisie programu INTERREG IVC. (Táto záverečná platba bude uskutočnená v zatiaľ nešpecifikovanom období po roku 2015, kedy sa končí implementácia programu.) V súlade s pravidlami programu INTERREG IVC bol stanovený pre všetkých projektových partnerov termín 31. 08. 2020 ako minimálna doba archivácie dokumentov vzťahujúcich sa na výdavky a overovanie pomoci ES.

V súlade s pravidlami stanovenými v Programovom manuáli musia byť výdavky SPP vykazované pravidelne, tzn. v tom kontrolnom období, v ktorom vznikli. Preto nie je možné (okrem plne odôvodnených prípadov) v rámci daného kontrolného obdobia predkladať doklady spojené s projektovými výdavkami, ktoré sa vzťahujú na iné kontrolované obdobia.

C. Oznámenie výkonu kontroly fyzickej realizácie projektu

V prípade administratívnej kontroly, po oznámení o ukončení kontrolovaného obdobia zo strany SPP, zasiela poštou, resp. elektronickou poštou odbor interregionálnej a bilaterálnej spolupráce minimálne tri pracovné dni pred dňom začatia kontroly tzv. Oznámenie výkonu administratívnej kontroly. Oznámenie sa zasiela na adresu kontaktnej osoby, resp. koordinátora projektu a na vedomie štatutárnemu zástupcovi SPP. Predmetná kontrola prebieha na MH SR v deň stanovený v oznámení, po obdržaní potrebných dokumentov, účtovných dokladov a dokladov rovnocennej dôkaznej hodnoty súvisiacich s implementáciou predmetného projektu zo strany projektového partnera.

Oznámenie výkonu administratívnej kontroly

Miestom výkonu kontroly je MH SR, odbor IBS. Manažéri kontroly prostredníctvom tlačiva „Oznámenie výkonu administratívnej kontroly“ (príloha č. 7) oznámia slovenskému projektovému partnerovi predmet kontroly, dátum a čas začatia kontroly a povinnosť SPP zabezpečiť relevantnú dokumentáciu. Slovenský projektový partner je povinný dostaviť sa na MH SR a priniesť všetky dokumenty, účtovné doklady a doklady rovnocennej dôkaznej hodnoty v originálnom vyhotovení súvisiace s implementáciou predmetného projektu za príslušné kontrolované obdobie spracované podľa tabuľky „Náležitosti dokladovania pri vyúčtovaní“ (príloha č. 12). V prípade, že z pohľadu slovenského projektového partnera nie je možné vykonať administratívnu kontrolu v stanovenom termíne, je slovenský projektový partner povinný bezodkladne, najneskôr však v termíne do troch pracovných dní od obdržania oznámenia o výkone administratívnej kontroly, písomne informovať MH SR, odbor IBS o tejto skutočnosti. Po obdržaní písomného vyrozumenia zo strany slovenského projektového partnera, MH SR, odbor IBS stanoví nový termín výkonu administratívnej kontroly a písomne ho oznámi slovenskému projektovému partnerovi. Takto stanovený termín zo strany MH SR, odboru IBS už opätovne nie je možné meniť.

V prípade kontroly finančnej operácie na mieste je kontrolovaný subjekt na základe jeho notifikácie o ukončení kontrolovaného obdobia informovaný písomne poštou, resp. elektronickou poštou minimálne tri pracovné dni pred dňom začatia kontroly, formou Oznámenia výkonu kontroly finančnej operácie na mieste, o vykonaní kontroly projektu oprávnenými zamestnancami.

Oznámenie výkonu kontroly finančnej operácie na mieste

MH SR, odbor IBS prostredníctvom tlačiva „Oznámenie výkonu kontroly finančnej operácie na mieste“ (príloha č. 13) oznámi predmet kontroly, dátum, čas, dĺžku trvania kontroly, povinnosť SPP zabezpečiť relevantnú dokumentáciu a miesto výkonu kontroly finančnej operác